ChatGPTでExcel作業を自動化｜関数・テンプレ・時短プロンプト集

「Excelの表づくりに時間がかかる…」「関数が覚えられない…」「作業をもっと自動化できたらいいのに」

そんなふうに感じたことはありませんか？

実はその悩み、ChatGPTを使えばかなり解消できます。

「表を作りたい」「関数が分からない」「月ごとに集計したい」など――
あなたがやりたいことを、ChatGPTに日本語で伝えるだけで、目的に合った表や関数、作業フローを“自動で”提案・生成してくれるんです。

とはいえ、「ChatGPTにどう聞けばいいの？」「どこまでできるの？」と戸惑う方も多いはず。

そこでこの記事では、

• ChatGPTで自動化できるExcel作業の具体例
• よく使う関数や集計のプロンプトテンプレート
• 実務でそのまま使える10の用途別プロンプト集

を、初心者にもわかりやすく解説します。

Excel操作をラクにしたい方、作業時間を減らしたい方、
そしてChatGPTの可能性をもっと活かしたい方は、ぜひチェックしてみてください！

ChatGPTでできるExcel作業の“自動化”とは？

まず最初に押さえておきたいのは、ここでいう「自動化」とは、
ChatGPTがExcelファイルを直接操作してくれるわけではないということです。

では、どんなことが“自動化”にあたるのでしょうか？
それはズバリ、「考える手間」「探す手間」「書く手間」をChatGPTに任せられることです。

ChatGPTで自動化できる作業例

作業内容	ChatGPTに任せられること
表の構成を考える	欲しい項目を伝えるだけで列構成や見出しを提案・出力
関数を使った処理	条件や目的を伝えるだけで数式（IF, SUMIFなど）を生成
集計レポートの設計	月別・カテゴリ別などのレポート構成を出力してくれる
作業の順序づけ	「こういう表を作りたい」と言えば最適な手順を教えてくれる

つまり、ChatGPTは「手を動かす」のではなく、“考えて設計する部分”を自動でこなしてくれるAIパートナーなんです。

逆にできないこと

• Excelファイルを直接編集・保存する
• セルを選択／操作するといったGUI的な動作
• 実行済み関数の検証やファイルのリアルタイム分析（※GPTs除く）

あくまで、人間がExcelを開いて手を動かす前の準備工程を一気に自動化する、
というのがChatGPTの立ち位置です。

※補足：ここではChatGPTをそのまま使った操作に限定していますが、外部ツールやAPI連携、カスタムソフトウェアを活用すれば、Excelファイルを自動生成したり、リアルタイムに書き込んだりする高度な自動化も可能です。
ただし、それにはプログラミングや連携ツールの設定が必要になるため、本記事では割愛しています。

作業パターン①：表の構造をChatGPTに考えさせる

「表を作りたいけど、どんな列が必要か分からない」
「何から書き始めたらいいのか迷ってしまう…」

そんなときこそ、ChatGPTの出番です。

まずは「どんな目的の表か」を伝えるだけでOK

ChatGPTに「こういう内容を表にしたい」と伝えると、必要な列（項目）を自動で提案してくれます。

たとえば、次のようなプロンプトでスタートできます。

💬 プロンプト例：
「プロジェクト管理用のExcel表を作りたいです。必要な列の項目を考えてください。」

👇 ChatGPTの出力例

タスク名	担当者	期限	ステータス	優先度	コメント

このように、「表の構成に悩む時間」をカットできるのが大きなポイントです。

よくある用途別：構造テンプレート集（プロンプト付き）

用途	プロンプト	主な列構成（例）
売上管理	「毎月の売上を記録する表を作って」	月／商品名／売上金額／個数／備考
タスク管理	「ToDoリストのような表がほしい」	タスク／期限／完了状況／担当者
請求書下書き	「取引先ごとの請求金額をまとめる表」	会社名／請求額／支払期日／ステータス
勉強記録	「学習進捗を記録できる表」	日付／内容／時間／達成度／メモ

このように、ChatGPTは目的に応じてカスタマイズされた列名をその場で提案・整形してくれるので、手早く実用的な表が完成します。

ヒント：「カラムの順番」や「空白行あり」も指定できる

ChatGPTに指示する際、

• 「最初の列は“日付”にしてください」
• 「タイトル行のあとに1行空けてください」
• 「日本語で列名をお願いします」

などのように具体的に注文をつけると、より理想に近い表が出力されます。

表の“設計”をChatGPTに任せれば、あとは入力していくだけ。
これが、作業効率化の第一歩になります。

作業パターン②：関数の自動生成（目的だけ伝える）

「Excel関数って、調べてもよく分からない」
「条件に合わせた式を作るのが苦手…」

そんな悩みを持つ方にとって、ChatGPTは“関数を考えてくれるアシスタント”になります。

やりたいことを自然な言葉で伝えるだけでOK

ChatGPTは、「こんな処理をしたいんだけど…」という日常会話レベルの日本語から、正しいExcel関数を導き出してくれます。

💬 例：
「B列の金額が1万円以上だったら“高額”、それ以外は“通常”と表示する式を作ってください。」

👇 ChatGPTの出力例

=IF(B2>=10000, "高額", "通常")


さらに、「どこに入力するか」「オートフィルでどう使うか」などの補足説明まで丁寧に返してくれるのが便利です。

よく使う関数 × ChatGPTプロンプト例

やりたいこと	プロンプト	出力される関数（例）
合計を出す	「C列の数値を合計する式」	=SUM(C2:C100)
条件付き合計	「売上が“北海道”の合計金額」	=SUMIF(A2:A100, "北海道", C2:C100)
平均を求める	「国語の点数列の平均を出す式」	=AVERAGE(B2:B20)
重複なしの件数	「名前の列で重複を除いた件数」	=COUNTA(UNIQUE(A2:A100))
日付の月だけ抽出	「日付から“月”だけ抜き出す」	=MONTH(A2)

応用指示も可能：「2条件以上」や「入れ子構造」

たとえば…

💬「売上が1万円以上かつ、地域が“関東”なら“Aクラス”、それ以外は“Bクラス”」

👇 ChatGPTはこのような関数を返してくれます

=IF(AND(B2>=10000, C2="関東"), "Aクラス", "Bクラス")


自分で調べると複雑な構文も、ChatGPTなら一発で正解にたどり着けるのが最大のメリットです。

逆に「この式は何をしているの？」も聞ける

手元にある関数の意味が分からないときも、

💬「この式の意味を教えてください：=IF(A2>100,"OK","NG")」

と聞けば、日本語で丁寧に解説してくれます。

関数を“調べる”から、“作ってもらう”時代へ。
ChatGPTがあれば、Excel式の壁はグッと低くなります。

作業パターン③：月別集計・カテゴリ集計のひな型作成

Excel作業の中でも特に時間がかかるのが「集計処理」。
日々の記録は簡単でも、あとから月別・カテゴリ別でまとめる作業は頭を使いますし、関数の知識も必要です。

でもChatGPTを使えば、集計に必要な表の構造や関数を、まるごと自動で提案してもらうことができます。

たとえば「月別の売上を集計したい」と伝えるだけで…

💬 プロンプト例：
「日付と金額のデータがあります。月ごとの売上合計を出すための表を作ってください。」

👇 ChatGPTの出力例（提案される表構成）

月	売上合計
1月	125,000円
2月	87,300円
…	…

あわせて、

=SUMIFS(売上列, 月列, "1月")


などの式も出力してくれるため、構造から関数まで“設計を丸投げ”できるのが特徴です。

カテゴリ集計にも強い

カテゴリ別の集計も、自然な日本語で頼むだけ。

💬 プロンプト例：
「商品カテゴリごとに売上を集計したいです。表の構成と式を考えてください。」

👇 ChatGPTの提案例

カテゴリ	売上合計
食品	¥42,000
日用品	¥31,500
衣類	¥24,000

関数もセットで出力

=SUMIF(C2:C100, "食品", D2:D100)


※C列がカテゴリ、D列が金額と仮定した場合

項目が複雑でも、ChatGPTは柔軟に対応

💬「月ごと×カテゴリごとの売上を2軸で集計したい」

👇 こういった複雑な表でも、ChatGPTは以下のように構造を整えてくれます。

月＼カテゴリ	食品	日用品	衣類	合計
1月	¥12,000	¥8,000	¥5,000	¥25,000
2月	¥14,000	¥9,000	¥7,000	¥30,000

さらに、「ピボットテーブルを使うといいですよ」などの手法の提案までしてくれることもあります。

どこまで“手を動かすか”はあなた次第

ChatGPTがやってくれるのは、設計と構文の部分。
「日付から月を抽出する」「複数条件で集計する」「表形式で出力する」などの設計フェーズを自動化できます。

あとはそのままExcelに貼り付けて微調整すれば、集計作業の8割は終わっているようなものです。

よくある悩みとプロンプト改善術

ChatGPTは非常に優秀ですが、「なんかうまくいかない…」という場面も当然あります。
特にExcel関連では、

• 表の形式がイメージと違う
• 関数が合っているのか不安
• 指示が伝わらず、何度もやり直しになる

などの“惜しいトラブル”が起きがちです。

そこでここでは、よくある悩みと、それを回避・改善するためのプロンプト調整テクニックを紹介します。

よくある悩み①：列の順番や名前が違う

あるある例

💬「売上管理の表を作って」と聞いたら、日付が一番右に来た

👉 対処法：「列の順番を指定」する

✅ プロンプト修正例：
「売上管理表を作ってください。列は左から『日付、商品名、金額、カテゴリ』の順にしてください。」

ChatGPTは「順番」や「左から○番目」なども理解できるので、構造指定があるとミスが減ります。

よくある悩み②：表が横長になりすぎる

ChatGPTは、丁寧にしようとして列が多すぎる表を出力することがあります。

👉 対処法：「列数を○列までに制限してください」

✅ プロンプト例：
「売上表を5列以内でシンプルに作ってください。」

よくある悩み③：式は出たけど意味が分からない

ChatGPTが返してくれる関数が正しいのか不安…というときは、逆に「この式の意味を教えて」と聞き返すのが有効です。

✅ プロンプト例：
「この式の意味をやさしく解説してください：=IF(A2>10000,"高額","通常")」

ChatGPTは、式を一文ずつ分解して解説してくれます。

よくある悩み④：毎回違う結果が出て混乱する

実は、ChatGPTは「同じプロンプトでも返答が変わる」ことがあります。
これはバージョン・文脈・モデルの違いなどが影響します。

👉 対処法：プロンプトの内容を具体化＋一部を固定化

＜プロンプト改善例＞

Before：
「家計簿を作って」

After：
「1月〜12月の月別に、カテゴリ別の家計簿を作ってください。列は『月、カテゴリ、金額、メモ』でお願いします。」

ChatGPTは“指示が明確になるほど、正確に応えてくれる”という特性があります。

プロンプトは「一度で完璧にする」よりも、「徐々に詰めていく」つもりで使うのがコツです。

実務でそのまま使えるプロンプトテンプレ10選

ここでは、Excelでの作業にすぐ使える「目的別プロンプト」を10個紹介します。
内容はすべてコピペOK。業務や副業、学習管理など、幅広いシーンに対応できます。

① 【月別売上の集計表を作りたい】

💬「1月〜12月の売上を記録する表を作ってください。列は『月、売上金額、メモ』にしてください。」

② 【ToDoリストを表で管理したい】

💬「タスクの管理表を作ってください。タスク名、期限、優先度、ステータスの列を含めてください。」

③ 【カテゴリ別に支出をまとめたい（家計簿）】

💬「家計簿として使える表を作ってください。カテゴリごとに金額を記録できるようにしてください。」

④ 【IF関数で条件分岐したい】

💬「売上が10万円以上なら“優良”、それ以外なら“通常”と表示するIF関数を作ってください。」

⑤ 【商品ごとの平均単価を求めたい】

💬「商品別に平均単価を出すための表構造と関数を考えてください。」

⑥ 【日報のテンプレートを作りたい】

💬「業務日報として使えるExcel表を作ってください。日付、業務内容、時間、備考の列を入れてください。」

⑦ 【請求書の下書きを作成したい】

💬「取引先ごとの請求額を管理できる表を作ってください。会社名、金額、支払期限、備考の列にしてください。」

⑧ 【IF＋AND関数で複雑な条件分岐】

💬「売上が1万円以上かつ地域が“関東”なら“Aランク”、それ以外は“Bランク”と表示する関数を作ってください。」

⑨ 【表からグラフ作成に使える形式で出力】

💬「折れ線グラフに使える形式で、月別のアクセス数を表形式で作ってください。」

⑩ 【時間ごとの作業ログ表を作成】

💬「1日の作業ログを時間帯ごとに記録できる表を作ってください。時間、作業内容、集中度の列にしてください。」

これらのプロンプトはそのまま使ってもよし、目的に合わせて言い換えてもよし。
ChatGPTは“多少表現が変わっても理解してくれる”ので、使い慣れるほど応用が効きます。

まとめ：ChatGPTでExcel作業はもっとラクになる

Excelは便利だけど、表を作る・関数を探す・集計する――
そんな作業を毎回手作業でやっていたら、時間も手間もかかってしまいます。

でも今は、ChatGPTという**“思考と設計を助けてくれるAIパートナー”**がいます。

この記事では、ChatGPTを使って

• 表の構造を考えてもらう
• 関数や集計式を自動生成する
• 作業テンプレートを即時提案してもらう

といった、「Excel操作の前段階」を大幅に効率化する方法を紹介してきました。

💡 ChatGPTの活用で得られること

• 作業時間の短縮（例：報告書・日報・集計表）
• 関数や構造に悩まない安心感
• Excel初心者でも“業務レベル”の表づくりが可能に

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