【実例】ChatGPTでメールをリライト　箇条書きから丁寧文に整えるコツ

2026年2月12日2026年2月13日

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忙しい時や焦っている時、取引先や社内の人へ送るメールが、つい「冷たい文章」や「きつい印象」になってしまい、送信ボタンを押すのをためらったことはありませんか？

私自身、スケジュールが立て込んでいる時に急ぎの連絡をすると、どうしても用件だけを伝える「冷たいメール」になりがちです。相手を気遣うクッション言葉を入れようと思っても、最初から丁寧な言い回しを考えると、思いのほか時間がかかってしまいます。

そこで最近は、まずは自分の言いたいことをそのまま「たたき台」としてChatGPTに投げ、相手との関係性に合わせた「大人の文章」に整えてもらうようにしています。

ChatGPTは、文章の「トゲ」を抜いて、相手に配慮したマイルドな表現に整えるのが得意な傾向があります。自分の感覚に合わない表現は「この言い回しは変えて」と対話しながら微調整することで、自分らしい自然なメールを効率よく作成しやすくなります。

この記事は、「メール作成に時間がかかっている人」や「相手を不快にさせないか不安な人」に向けて書いています。

この記事でわかること

ChatGPTを使ったメールリライトの実例（ビフォー・アフター）
AIの提案を自分好みに仕上げる「微調整」のコツ
失敗を防ぐための効果的な指示の出し方

なぜChatGPTで「メールのリライト」をするべきなのか？

メールの作成にChatGPTを使う最大のメリットは、自分では気づきにくい「感情のトゲ」や「言葉足らず」を、客観的な視点で補ってくれる点です。

客観的な視点で「トゲ」を抜いてくれる

忙しい時や、相手に対して少し言いにくいことを伝える時、私たちの文章は無意識のうちにきつく、冷たい印象になりがちです。

例えば、「〜してください」「〜は無理です」といったストレートな表現も、ChatGPTを通すことで「〜していただけますでしょうか」「〜は難しい状況です」といった角の立たない表現に変換しやすくなります。
※丁寧すぎると感じる場合は「ご確認いただけますでしょうか」「難しそうです」など、少しカジュアル寄りに調整するのも有効です。

自分ひとりでは「これで大丈夫かな？」と不安になる文章も、AIという冷静な第三者の視点が入ることで、安心して送信できる土台を作れます。

忙しい時ほど、丁寧な表現を考える時間を短縮できる

丁寧なメールを送ろうとすると、「お世話になっております」から始まり、「クッション言葉」をどこに入れるか、締めの挨拶はどうするか……と、考えることが山積みです。

ゼロから完璧な敬語を考えようとすると時間がかかりますが、ChatGPTに「言いたいこと（箇条書きやラフな文章）」を投げて「丁寧に直して」と頼めば、ベースとなる文章があっという間に出来上がります。

あとはそれを自分らしく微調整するだけなので、メール作成にかかる時間を大幅に短縮できる傾向があります。

※この記事は「メールのリライト実例」を中心に紹介します。ほかの活用例をまとめて見たい方は、こちらをご覧ください。

【実例】ChatGPTによるメールのビフォー・アフター

実際に私がChatGPTにリライトを依頼する際の流れを見てみましょう。ポイントは、最初から完璧な文章を書こうとせず、「相手に伝えたい要点」を箇条書きやラフな言葉で入力することです。

【催促】「まだですか？」を「進捗の確認」に変える

相手からの連絡や資料が来ない時、ストレートに聞くと角が立つ場合があります。

▼ 【Before】私のたたき台（入力した文章）

「資料まだですか？締め切り過ぎてます。急いで送ってください。」

（指示：これを取引先に送る丁寧な催促メールに直してください。相手を責めすぎないトーンで。）

▼ 【After】ChatGPTの提案

「お世話になっております。先日ご依頼いたしました資料につきまして、その後の進捗はいかがでしょうか。お忙しいところ恐縮ですが、スケジュールの都合上、ご確認いただけますと幸いです。もし行き違いでご送付いただいておりましたら、ご容赦ください。」

解説： 「まだですか？」という責めるような言葉が、「進捗はいかがでしょうか」という確認の言葉に変換されました。「行き違いであればご容赦ください」というクッション言葉が入ることで、柔らかい印象になっています。

【断り】「無理です」を「代替案の提示」に変える

日程調整や依頼を断る時こそ、AIの出番です。「無理」とだけ伝えると冷たい印象になりますが、AIは「残念な気持ち」と「代わりの案」をセットにするのが得意です。

▼ 【Before】私のたたき台（入力した文章）

「その日の打ち合わせは無理です。他の日にしてください。来週なら空いてます。」

（指示：やんわりと断って、来週の候補日を提案するメールにしてください。）

▼ 【After】ChatGPTの提案

「あいにくですが、ご提示いただいた日程はすでに予定が入っており、調整が難しい状況です。せっかくのご提案にお応えできず申し訳ございません。もしよろしければ、来週の以下の日程はいかがでしょうか。・〇月〇日（月） 14:00〜16:00 ・〇月〇日（火）午前中ご検討のほど、よろしくお願いいたします。」

解説： ただ断るだけでなく、「せっかくのご提案に〜」という相手への配慮が追加されました。これなら関係を悪くせずに再調整へ持ち込みやすくなります。

【謝罪】「すみませんでした」を「誠意ある対応」に変える

ミスをしてしまった時や、返信が遅れた時の謝罪も、感情的にならずに作成できます。

▼ 【Before】私のたたき台（入力した文章）

「返信遅れてすみません。バタバタしてて忘れてました。すぐに確認します。」

（指示：返信が遅れたことを丁寧にお詫びするビジネスメールにしてください。言い訳がましくならないように。）

▼ 【After】ChatGPTの提案

「ご連絡が遅くなり、大変申し訳ございません。本来であればすぐにご返信すべきところ、確認に時間を要してしまいました。ただいま内容を拝見いたしました。早急に対応を進めさせていただきます。」

解説： 「忘れてました」という不用意な言葉が、「確認に時間を要してしまいました」といったビジネスライクな表現に修正されました。

失敗を防ぐ！ChatGPTへ「上手なリライト」を頼むコツ

ChatGPTが出してきた文章が「なんだかよそよそしい」「丁寧すぎて逆に変」と感じることはありませんか？実は、AIに「一度で完璧な文章」を作らせようとする必要はありません。むしろ、「たたき台を作ってもらい、そこから対話して仕上げる」のが、失敗しないコツです。

私が普段実践している、AIを「優秀な編集アシスタント」として使うための3つのポイントを紹介します。

1. 相手との「関係性」を具体的に伝える

ただ「丁寧なメールにして」と頼むだけでは、AIは相手が誰かわからず、無難で堅苦しい敬語を並べてしまいます。リライトを頼む際は、「誰に送るのか」という情報をセットで伝えましょう。

▼ 指示の出し方（例）

「取引先の担当者（付き合いが長い人）なので、少し親しみを込めて」
「社内の上司（普段あまり話さない役員）なので、失礼がないよう最大限丁寧に」
「友人への返信なので、堅苦しくないトーンで」

このように「相手との距離感」を伝えるだけで、AIは言葉選びを適切に調整してくれます。

2. 「違和感」は正直にフィードバックする

AIが提案した文章の中に、自分の感覚に合わない言い回しが含まれていることがあります。そんな時は、遠慮なく**「その言い方は嫌い」「もっと短くして」**と伝えましょう。

実際に私がリライトを依頼している時のやり取りです。

▼ 実際のやり取り例

私：「この『過ごさせていただいて』という言い回し、好きじゃないです。別の表現にしてください。」

ChatGPT：「承知しました。『有意義な時間でした』とシンプルに言い換えます。」

私：「相手のメールの言葉を繰り返すのは嫌です。自分の言葉で返したいです。」

ChatGPT：「了解しました。相手のフレーズをなぞらず、内容だけを受けて返す形に修正します。」

このように、自分の「美学」や「NGライン」をAIに教え込むことで、徐々に自分らしい文章に近づいていきます。AIは何度修正を頼んでも嫌な顔をしませんので、納得いくまで「注文」をつけて大丈夫です。

3. 最後は「自分の言葉」でフィルターをかける

AIとの対話で文章が整ったら、最後の仕上げは必ず自分で行います。「ここはもっと自分の言葉で言いたいな」と思う部分を書き直したり、相手の名前を入れたりして、「AIっぽさ」を消す作業です。

AIはあくまで「下書き」を作る係です。最終的な決定権は自分にあると考え、良い部分だけを採用するスタンスで使うと、ストレスなくメール作成ができます。

【注意点】リライトを任せる時に気をつけるべきこと

ChatGPTは非常に便利なツールですが、あくまで「機械」です。ビジネスや人間関係に関わるメールを任せる以上、トラブルを防ぐために必ず守ってほしいルールが2つあります。

機密情報や個人情報の入力は避ける

ChatGPTでは、設定（Data Controls）で「モデル改善への利用」をオフにできます。さらに安全のため、取引先の社名・担当者名・電話番号・未公開案件など機密性の高い情報は固有名詞を伏せて入力しましょう。

▼ 安全な入力例

× 「株式会社〇〇の田中さんに、来月の新商品Aの件で…」
⚪︎ 「取引先に、来月の新プロジェクトの件で…」

このように、固有名詞を「取引先」「A社」「あの件」などに置き換えて入力する癖をつけると安心です。

▶︎受信メールをもとに下書きを作りたい人は、こちらも参考になります。

最終的な「送信ボタン」を押すのは自分の目

ChatGPTが作った文章は、文法的には正しくても、あなたと相手の「実際の距離感」までは完全に理解していません。そのため、時として「丁寧すぎて逆によそよそしい」「急に熱苦しい」といった、微妙なズレが生じることがあります。

実際に私も、親しい仕事仲間へのメールをChatGPTに頼んだ際、「有意義な時間を過ごさせていただきました」という表現を提案されたことがあります。文法としては間違いではありませんが、私にとっては少し仰々しく、いつもの自分の言葉ではないと感じました。そこで、その部分だけは「有意義な時間でした」と、自分の言葉に書き直して送信しました。

AIが出した文章をそのままコピペするのではなく、「自分の言葉として違和感がないか？」を最後に必ず自分の目でチェックすること。これが、相手に「AIで書いたな」とバレず、誠意を伝えるための最後のひと手間です。

よくある質問（FAQ）

ChatGPTでのメール作成について、初心者の方がよく疑問に思う点をまとめました。

ChatGPTに読み込ませたメール内容は、AIの学習に使われますか？: 設定（Data Controls）によって扱いを選べます。学習に使われたくない場合は、該当設定をオフにする／固有名詞を伏せて入力する、の2点をセットで行うのがおすすめです。
ゼロからメールを書いてもらうことはできますか？: 可能ですが、「たたき台」があったほうが精度は上がります。 「取引先への謝罪メールを書いて」とだけ頼むと、非常に一般的で当たり障りのない文章になりがちです。「〇〇の件で遅れたことを謝りたい」「来週には提出できると伝えたい」など、含めたい要素を箇条書きでも良いので伝えると、より実態に即したメールになります。
相手に「AIが書いた」とバレませんか？: そのままコピペすると、バレる可能性があります。 ChatGPT特有の「少し堅苦しい表現」や「過剰な丁寧語」は、読み慣れている人には違和感として伝わります。最後に必ず「自分の言葉」で語尾を直したり、相手の名前を入れたりして、人間味を足す調整を行ってください。